Politique de confidentialité
1. Préambule
La présente politique a pour objectif d’assurer la conformité des pratiques d’Unifor avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après «la Loi»).
Dans le cadre de ses activités, Unifor se conforme aux principes de protection des renseignements personnels avec lesquels il traite et fait une priorité de la protection de la vie privée de tous et de toutes.
La présente politique vise à informer toute personne intéressée des pratiques du syndicat en lien avec l’acquisition, la détention, la communication et l’utilisation des renseignements personnels.
2. Les renseignements personnels
La Loi prévoit, à son article 2, une définition d’un renseignement personnel.
«Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier.»
Au sens de cette politique, sont considérés comme étant des renseignements personnels tout renseignement qui permet d’identifier directement une personne, tel que son numéro de téléphone, son adresse de domicile ou son numéro d’assurance sociale.
Cependant, ne sont pas considérés comme étant des renseignements personnels les renseignements en lien avec la fonction d’un individu au sein du syndicat, comme son nom, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
3. La collecte des renseignements personnels
Il est essentiel pour Unifor d’avoir accès à certains renseignements personnels afin d’accomplir son mandat qui est de représenter les membres du syndicat dans la défense de leurs intérêts économiques et sociaux, principalement par la négociation et l’application de conventions collectives. De plus, ces renseignements peuvent s’avérer nécessaires pour informer les salariés de leurs droits ou encore, pour les soutenir en cas de litige. Unifor peut également en avoir besoin afin de représenter ou conseiller un travailleur lors d’une procédure judiciaire ou encore, pour mobiliser ses membres.
3.1 Les renseignements recueillis
Afin de mener à bien ses activités, Unifor pourrait demander à un individu ou à un tiers ou obtenir les renseignements suivants, bien que cette liste ne soit pas exhaustive :
- Nom
- Sexe
- Date de naissance
- Préférence linguistique
- Adresse personnelle
- Numéro de téléphone
- Numéro d’assurance sociale
- Adresse électronique personnelle
- Taux de rémunération
- Antécédents professionnels
- Dossier de cotisation
- Handicap
- Allergies alimentaires
- Dossiers médicaux
3.2 L’obtention de ces renseignements
Unifor peut obtenir ces renseignements par l’entremise des moyens suivants :
- Formulaires électroniques ou papiers
- Formulaires d’adhésion
- Listes d’employeurs
- Dossiers des tribunaux
- Sondages électroniques ou papiers
- Communication électronique
Cette liste de méthodes n’est pas exhaustive et ne doit pas être comprise comme étant limitative.
4. L’utilisation des renseignements personnels
4.1 La responsabilité du personnel
Les membres du personnel disposent de différents droits d’accès aux renseignements confidentiels par le biais des outils disponibles, notamment UnionWare, Syndiciel, la base de données les logiciels comptables, les outils de ressources humaines, la messagerie partagée Exchange et les calendriers. Seul le personnel autorisé et pour qui la consultation de ces renseignements est nécessaire pour exercer leurs fonctions peuvent y accéder.
Le personnel d’Unifor se doit d’agir de façon prudente et diligente tout au long du cycle de vie des renseignements personnels, de manière à préserver leur confidentialité et à les protéger. Pour ce faire, il se conforme à la Loi, à la présente politique ainsi qu’à toutes autres politiques du
Syndicat en lien avec la confidentialité et la protection des renseignements personnels. Les membres ou autres personnes ayant accès à ces renseignements pour remplir des tâches et fonctions au sein de de l’organisation sont soumis aux mêmes obligations.
Unifor veille à ce que les renseignements personnels relatifs à une personne soient à jour et exacts lorsque nous les utilisons pour prendre une décision qui la concerne. De plus, le personnel s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables lorsqu’il croit qu’un incident de confidentialité s’est produit et à prendre toutes les mesures nécessaires pour qu’il ne se reproduise plus. La protection de votre vie privée est au cœur de nos priorités.
4.2 Utilisation des renseignements personnels :
Les renseignements personnels dont dispose Unifor ne sont utilisés que pour accomplir la mission d’Unifor en lien avec ses mandats et ses statuts. La Loi prévoit également que les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, et ce, sans l’obtention du consentement de la personne concernée, notamment si l’utilisation qui en est faite est compatible à la fin de sa cueillette ou si elle vous bénéficiera manifestement à la personne.
4.3 Communication des renseignements personnels
De façon générale, Unifor ne communique pas à un tiers les renseignements personnels en sa possession.
Il est toutefois permis de les communiquer si la personne y consent, et ce, expressément s’il s’agit d’un renseignement sensible comme un numéro d’assurance sociale ou un renseignement de nature médicale.
Des renseignements confidentiels pourraient devoir être divulgués occasionnellement pour des motifs légitimes, notamment :
- Dans un but légitime lié au travail pour lequel ils ont été recueillis et sont conservés par
Unifor; - Lorsqu’un organisme de réglementation en fait la demande dans le cadre d’une enquête
ou d’un contrôle; - Lorsqu’Unifor envisage une association ou un partenariat qui nécessite la divulgation de certains renseignements (dans le respect des limites juridiques).
- En pareil cas, les membres du personnel concernés devraient documenter leur procédure de divulgation et obtenir toutes les autorisations nécessaires. Ils ne doivent pas divulguer plus de renseignements que nécessaire.
La loi prévoit également quelques exceptions qui permettent de communiquer à un tiers les renseignements personnels, et ce, sans l’obtention du consentement. À titre d’exemple, il est possible de les communiquer à une personne à qui il est nécessaire de faire connaître les renseignements pour l’application d’une convention collective ou en vertu d’une loi québécoise.
5. Encadrement de la conservation et de la destruction des renseignements personnels
5.1 Délai de conservation
Les renseignements confidentiels sont conservés pendant un délai raisonnable. Notre équipe a pour directive de les conserver en lieu sûr ou protégé en tout temps, de les déchiqueter ou de les détruire lorsqu’ils ne sont plus requis et de les consulter sur des dispositifs sécurisés uniquement en vertu de la Politique de confidentialité d’Unifor. Dans la mesure du possible, les documents personnels sont conservés dans les bureaux d’Unifor.
Les renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel ils ont été collectés. Unifor établit cependant des balises qui servent de référence. La sensibilité des renseignements, leur quantité ainsi que leur finalité sont des facteurs qui sont notamment pris en compte pour déterminer leur durée de conservation.
5.1.1 Balises
5.1.1.1 Décision relative à une personne
Les renseignements qui sont utilisés afin de prendre une décision relative à une personne sont toutefois conservés pendant au moins un an suite à la décision.
5.1.1.2 Dossiers juridiques
Pour leur part, les informations relatives à des dossiers traités par une avocate ou un avocat sont conservées pendant un délai minimal de sept ans.
5.1.1.3 Dossiers CNESST
Les dossiers de CNESST sont conservés pour une période de 3 ans suivant la décision qui met fin au
dossier.
5.1.1.4 Dossiers de griefs
Les dossiers de griefs sont conservés pour une période de 3 ans quand ils sont traités par une personne salariée et pour une période de 7 ans lorsqu’ils sont traités par une ou un avocat.
5.2 Droit d’accès et de rectification
En tout temps, une personne peut demander de confirmer l’existence d’un dossier contenant des renseignements personnels la concernant ou la rectification de renseignements inexacts. En vertu de la Loi, il peut cependant être impossible de donner accès à certains renseignements personnels, notamment si un tel accès pourrait nuire à un tiers en révélant ses renseignements personnels.
Une demande d’accès ou de rectification faite par un tiers doit toutefois être adressée par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels. Ce dernier se chargera d’évaluer la demande et y répondra dans les 30 jours suivants sa réception.
Renaud PlanteResponsable de la protection des renseignements personnels
565 Boul Crémazie Est #10100, Montréal, QC H2M 2W1
(514) 850-2553
Renaud.Plante@unifor.org
En cas de refus à une demande d’accès ou de rectification d’un renseignement personnel, les motifs seront communiqués par écrit.
Une personne insatisfaite du traitement de ses données peut communiquer par écrit avec le responsable de la protection des renseignements personnels. Il accusera réception de la plainte dans les 15 jours suivant sa réception et communiquera par écrit une réponse dans les 30 jours suivant l’envoi de l’accusé de réception.
6. Politique de confidentialité d’Unifor
En plus de se conformer à la loi et à la présente politique, Unifor se conforme à sa Politique de confidentialité à l’intention de tout le personnel, qui est révisée annuellement par le bureau de la présidente nationale ou du président national et de la secrétaire-trésorière nationale ou du secrétairetrésorier national.
Cette Politique énonce entre autres ce qui suit :
Le personnel doit :
- Conserver en lieu sûr ou protéger les renseignements confidentiels en tout temps.
- Déchiqueter ou détruire les documents confidentiels qui ne sont plus requis.
- Consulter les renseignements confidentiels sur des dispositifs sécurisés uniquement.
- Divulguer des renseignements à d’autres membres du personnel uniquement dans la mesure nécessaire et lorsqu’autorisé.
- Conserver les documents confidentiels dans les bureaux d’Unifor ou dans des espaces sécurisés prévus à cette fin.
Le personnel ne doit pas :
- Utiliser des renseignements confidentiels pour en tirer des avantages personnels.
- Divulguer des renseignements confidentiels à quiconque en dehors du syndicat.
- Utiliser des renseignements confidentiels à des fins autres que le travail et les tâches officiellement assignées par le ou la superviseure immédiate et l’équipe des dirigeants.
- Copier des documents et des dossiers confidentiels et les conserver sur des dispositifs non sécurisés.
Au terme de leur emploi à Unifor, les membres du personnel doivent rendre à Unifor tous les renseignements confidentiels en leur possession et supprimer les copies de ces renseignements de leurs appareils personnels.
Mesures de confidentialité :
Unifor prendra des mesures pour s’assurer que les renseignements confidentiels sont protégés,
notamment :
- Il conservera les documents papier dans un lieu sûr et, le cas échéant, en restreindra
l’accès physique; - Il chiffrera les informations électroniques et protégera les bases de données;
- Il demandera aux membres du personnel de signer un accord de confidentialité au moment de leur embauche;
- Il obtiendra l’autorisation des dirigeantes et dirigeants et de l’administration pour permettre aux membres du personnel d’accéder à certains renseignements confidentiels;
- Il accordera différents droits d’accès à ses bases de données (p. ex. listes des membres dans UnionWare, bases de données des campagnes) aux personnes autorisées.
7. Révision
La présente politique sera révisée sur une base annuelle.